infoMátrix® szoftver egyik speciális ágazati megoldása a nagykereskedők informatikai igényének kielégítésére készült. Tervezése, kifejlesztése során folyamatosan szem előtt tartottuk ennek az ágazatnak a sajátos ügyviteli, logisztikai szempontjait.
Az infoMátrix® Főkönyvi (FKV) modulja egyszerű, főkönyvi szám alapú kontírozással, automatikus könyvelési eljárásokkal biztosítja a naprakész számviteli folyamatokat, adatlehívási lehetőségeket. Teljes mértékben kielégíti a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő funkciókat és ezzel együtt biztosítja az adott gazdálkodó igényeinek megfelelő vezetői információs adatszolgáltatást.
A forgalmi adatok könyvelése az infoMátrix® Pénzügyi (PNZ) moduljának adatain alapul, beépített automatizmusok és ellenőrzések biztosítják a két modul közötti egyezőséget. A pénzügyi területen rögzített adatok (kimenő számlák, bejövő számlák, bank, pénztár) nagyobb része automatikus eljárásokkal könyvelhetők az üzleti folyamatok részletes főkönyvi szempontú paraméterezési rendszerének használatával. Minden üzleti folyamatot támogató alrendszer és maga a PNZ modul is változatos lehetőséget biztosít ehhez.
A kontírozás mellett a gazdálkodók tetszőleges, a saját igényeiknek megfelelő kódrendszert alakíthatnak ki és alkalmazhatnak könyvelési tételeik kiegészítéseként. Beállítható az egyes kiegészítő kódok főkönyvi alkalmazásának logikája, formátuma, esetleges kapcsolata más alrendszer valamely kódjával.
Főkönyvi feladások ellenőrzött fogadására kialakított funkciók biztosítják, hogy akár idegen rendszerekből is az adatok egyszerűen átvehetők legyenek.
A klasszikus főkönyvi listák (kivonat, karton) mellett költség és kalkulációs, mátrix lekérdezések biztosítják minden vezető és elemző részére a szükséges adatok gyors kinyerését. Minden lekérdezés eredménye különböző formátumokban tárolható, tovább feldolgozható (nyomtatás, xls-, dbf-, txt export.). A főkönyvi számlatükör egyes számlái gyűjtőkbe rendezhetők, így a főkönyvi kivonatnál összevontabb, számviteli ismeretek nélkül is könnyen értelmezhető listák készíthetők.
A könyvelési tételek gyors visszakeresését támogató funkciókkal, akár összeg szerinti szűréssel is, könnyen megtalálhatók az egyes bizonylatok, nyomon követhető az adatok származási helye, könyvelési folyamata. Megfelelő jogosultság esetén elvégezhetők a szükséges javítások. Tetszőleges időponttal egy-egy időszak lezárható, biztosítva a leadott, kiértékelt adatok reprodukálhatóságát. A főkönyvi kivonat adataira alapozva kimutatások definiálhatók. Minden felhasználó a saját egyedi környezetéhez igazodva egyszerűen létre tudja hozni a különböző kötelező és belső használatú táblázatait (mérleg, eredmény, költség kimutatások, utókalkulációs elemző táblázatok). Gyakran előforduló igény, (külföldi tulajdonrész jelenlétekor) idegen nyelvű és a magyar jelentési kötelezettségektől eltérő tartalmú táblázatok készítése. Az említett funkcionalitás segítségével minden ilyen feladat gyorsan megoldható, a változások könnyen átvezethetők.
A tényadatok mellett speciális könyvelési naplók definiálhatók terv és bázisadatok tárolására, az adatlehívási funkciók lehetővé teszik ezek összehasonlítását.
A 6,7-es számlaosztályt is használó gazdálkodók költségfelosztási feladataikat is elvégezhetik az FKV modul segítségével. Egyszerűen felépíthető a költségfelosztás menete, többféle beépített algoritmus segíti a %-os felosztási mértékek megadását, számítását. A felosztás eredményeként keletkező bizonylatok önálló könyvelési naplókban tárolódnak, az adatlehívási funkciókban szabályozható, hogy ezekkel együtt, vagy azok nélkül kívánjuk az eredményeket megtekinteni.
Az infoMátrix® Pénzügyi (PNZ) modulja a klasszikus pénzügyi funkciókat fedi le.
Tetszőleges számú és formátumú, logóval ellátott kimenő számla készíthető a PM rendelet előírásainak megfelelően. Képes deviza számlázásra, bármilyen devizanemben, az árfolyamok nyilvántartásával, akár idegen nyelvű számlát nyomtatva. Rendszerünk egyik újdonsága az elektronikus számlakibocsátás és befogadás lehetősége. Beérkező számlák esetében a rendszer, támogatást nyújt az elektronikus számlaigazolásra.
Az infoMátrix® a bankanyagok és a pénztárak kezelését is elvégzi, forint és deviza alapú nyilvántartásokat vezetve. A banki feldolgozáshoz kétirányú kapcsolat használható az internetes vagy officebanking alkalmazásokkal, az utalandó tételcsomagok feladásával és a banki kivonatok importálásával. Ezeken túl az integrált rendszer sajátossága miatt ún. proforma számlákon keresztül megvalósítja a szakmai alrendszerekkel (turisztika, egészségügy, szerviz, raktár, gépjármű-kereskedelem, stb.) az összeköttetést. A pénzügyi bizonylatok a főkönyvben azonnal könyveletlen tételekként jelennek meg, így biztosítva az adatok gyors áramlását a rendszerben.
A pénzügyben a bizonylatok nyilvántartása iktatókönyv (iktatószám) alapján történik. Partner folyószámla korrekció is ezek használatával érhető el az átvezetések között. További funkciói a modulnak az Áfa bevallás készítő, és a késedelmes ügyintézést precízen kezelő részek.
A kontrolling terület számára speciálisan kialakított funkciócsoport az egyeztető kezelés. Egy-egy egyeztető egy-egy termékcsoportként vagy szolgáltatásként vagy projektként fogható fel, amelyre a költségeket és árbevételeket gyűjti a rendszer. Naprakész információval szolgál a gazdasági vezetőnek a várható költségek és árbevételek alakulásáról alapot teremtve a vállalati kontrolling részére. A bevétel és a kiadások alapján árrés-számítást is elvégez a rendszer, biztosítva, hogy elemi szinteken is kimutatható legyen a haszon.
A pénzügyi listák kiemelt fontosságúak a programban. Végtelen variációban lekérhetők megkönnyítve az ellenőrzést, és átfogó, áttekinthető képet adnak a vezetés számára a pénzügyi helyzetről. Továbbá táblázatkezelő programba menthetőek a listák azért, hogy még szélesebb körű elemzéshez biztosítsanak alapadatokat.
Az infoMátrix® Tárgyi eszköz (TAR) modulja az állóeszközökkel kapcsolatos analitikus nyilvántartás biztosítja, sok kényelmes, automatikus funkcióval. Kezeli a nagy értékű, a kis értékű, és a hosszan elnyúló beruházások elszámolását is. Az eszközök értékváltozását felhasználó által bővített jogcímrendszer alapján valósítja meg, úgymint aktiválás, terv szerinti értékcsökkenés számítás, selejtezés, tárgyi eszköz értékesítés, stb. Tárgyi eszköz felvitelekor a program elvégzi az aktiválást, kis értékű tárgyi eszköz esetén pedig az értékcsökkenés számítást is. A jogcímekhez rendelt főkönyvi számok, kontír információk alapján elkészíti a főkönyvi feladást.
A tárgyi eszközök strukturált nyilvántartását szolgálja az, hogy a modul tárgyi eszköz típusokkal, és költséghelyekkel dolgozik, amelynek következménye, a gyors adatrögzítés, az automatikus értékcsökkenés-számítás, és a precíz főkönyvi feladás elkészítése. Az értékcsökkenés számítás napi pontossággal, törzsadatokban megadott leírási kulcs alapján végzi el a rendszer. A infoMátrix® Tárgyi Eszköz modulja nyilvántartja, és jogszabályban előírt módon kezeli a maradványértéket, a Számviteli és Adótörvény szerinti értékváltozásokat, az állóeszközökhöz kapcsolódó tartozékokat. Listáiban megtalálható a Tárgyi eszközök listája, kis- és nagy értékű, költséghelyenkénti-, maradványérték szerinti megbontásban. Nyomtatja továbbá a tárgyi eszköz kartont, főkönyvi feladást kivonatos és részletes megbontásban is.
A beérkező, illetve az ügymenet során készített iratok elektronikus tárolását, rendszerezését, címkézését és visszakeresését az iratkezelő modul teszi lehetővé. Az iratok hivatkozások segítségével hozzáköthetők a rendszerben tárolt ügyviteli adatokhoz, ezzel az ügyvitel hatékonysága sokat javul. Az iratokhoz történő hozzáférés korlátozható a kezelők különböző csoportjaira, az iratokkal végzett tevékenység naplózható.
Az iratok tárolása formátum semleges: bármilyen adat tárolható, ami fájl formájában létezik. Ez lehet például elektronikus levél, annak melléklete, szöveg, táblázat, kép, hang, rajz. Lapolvasók eredménye, fényképezőgép tartalma, diktafon felvétele - mind kezelhető adat. Az iratkezelő átveszi a fájlt és feltölti az adatbázisba. Az eredeti helyen nem kell megőrizni az fájlt, mert megtekintéskor már az adatbázisból tölti le. A letöltött fájl megjelenítését az adott gépre bízza: azon kell telepítve legyen a szóban forgó formátum megjelenítésére alkalmas program.
Az iratokat tipizálni lehet, hogy a hozzáférést és a járulékos adatok rögzítését szabályozni lehessen. Ilyen irattípus lehet például a szállítói számla, szolgáltatói szerződés, tűzvédelmi jegyzőkönyv, peranyag, vevői reklamáció, stb.
Az irattípusokhoz kezelői csoportok köthetők a hozzáférés szabályozására. Csak a megadott csoport tagjai hozhatnak létre, tekinthetnek meg, módosíthatnak és törölhetnek adott típusú iratokat. Más kezelőknek még az irat létezése sem jut tudomására.
Az irattípusokhoz címkék rendelhetők. Ezekkel a címkékkel járulékos (meta) adatok jegyezhetők fel az iratokról. Az iratok visszakeresése során a címkékre is alapozható a szűrés. A címke lehet hivatkozás is. Ebben az esetben az eltárolt irat közvetlenül a rendszerben tárolt egyéb adatokhoz, dokumentumokhoz köthető, például partnerhez, számlához, szerződéshez, munkalaphoz, javított eszközhöz.
Az iratok tárolása sok helyet emészthet fel az adatbázisban. A modul üzemeltetése ezért megvalósulhat osztott módon is. Ebben az esetben az iratok tartalmának a tárolása az infoMátrix adatbázisától elkülönített, eltérő költséghatékonyságú eszközön is kialakítható.
A infoMátrix® Marketing és ügyfélkapcsolat (CRM) nyilvántartás modulban nyilvántartható minden egyes kapcsolatfelvétel az ügyféllel, azok módja, időpontja, tárgya. Külön kezelhetők a leendő ügyfelek - melyekről még alig tudunk valamit - és a már ismert, régi vevőink. A felhalmozott adatok sokrétűen visszakereshetők, felderíthetők az elmaradó vagy elhanyagolt vevők.
Az ismert vevőink marketing szempontból pontos megítéléséhez a modul összeszedi az infoMátrix® többi moduljában felhalmozott forgalmi adatokat és egy könnyen áttekinthető képet tár a kezelő elé a szóban forgó ügyfélről. A marketingesek tetszőlegesen bővíthetik a partnerről őrzött adatok körét a saját szempontjaik szerint, ezeket az adatokat kategóriákba sorolhatják.
A partnerek célcsoportba szervezhetők. A célcsoportok kialakításában felhasználhatók az infoMátrix® általános illetve ágazatspecifikus moduljainak (pl. raktár, kereskedelem, pénzügy, stb.) az igényeknek megfelelően alakítható adatlehívó listái. Az adatlehívások eredményében szereplő partnerek listája átemelhető az MKT modulba, ott célcsoport képezhető belőle, több célcsoport tagságának logikai (és/vagy/kizáró) összevonásával pedig újabb célcsoport képezhető. Ezzel a módszerrel a marketingesek a mindennap változó kérdéseikre megtalálják a választ és a döntéseik alapján kialakított célcsoportot megőrizhetik későbbi felhasználásra. A célcsoport tagok részére e-mail, sms küldhető, vagy postai levelezéshez címlista szerkeszthető.
Az ügyfélkapcsolatok ápolásában a vállalat valamennyi dolgozója részt vesz saját jól végzett munkájával. Sok esetben azonban nem az a személy oldja meg az ügyfél problémáját, aki kapcsolatba került vele, hanem egy vagy több munkatárs. A cégen belüli zökkenőmentes információáramlás érdekében az infoMátrix®-ban az így keletkezett feladatok feljegyezhetők, kiadhatók a végrehajtásra kijelölt munkatársnak, aki a feladat elvégzését dokumentálhatja. Ez a feladatkezelő nem csak az ügyfél által kiváltott feladatok bonyolítására alkalmas, hanem a cégen belüli összes feladat kezelésére is. A marketing modul üzembe helyezése után a feladatkezelő megjelenik minden infoMátrix® modulban, hogy az egyes területeken dolgozó munkatársak azonnal és egyszerűen hozzáférjenek.
A feladatok tipusokba sorolhatók, egy-egy tipus (pl. DM levél kampány) feladatai visszakereshetők. A feladatok státuszának állításával nyomon követhető az egyes feladatok aktuális állapota. A feladathoz különböző dátumok köthetők úgy mint feladat kezdésének dátuma, határidő, feladat lezárás dátuma. A feladathoz felelős rögzíthető. A kezelő saját magának is kiadhat feladatot és lehetőség van a feladat kezelők közötti átruházására is. A feladathoz szöveges utasítás, leírás és részfeladat rögzíthető. Az infoMátrix® aktív moduljaiban képződött bizonylatok jelentős része referenciaként köthető a feladathoz. Feladat kiosztása esetén a felelősnek megadott kezelő értesítést kap az át nem vett feladatról. A feladatkezelőn keresztül a kezelők üzeneteket küldhetnek más kezelőknek vagy kezelő csoportnak.
A modul használatával kiküszöbölhetők a hagyományos kommunikációs csatornák (szó, üzenet, elektronikus levél) hiányosságai, kevesebb lesz és felderíthetővé válik az elfelejtett, elhanyagolt feladat, legyen az belső vagy ügyféllel kapcsolatos.
Az infoMátrix® szerződés nyilvántartó modulja alkalmas az adott cég ügyfeleivel kötött azon szerződések nyilvántartására, melyek kapcsán kimenő számlák készítésére van szükség periodikusan, állandó vagy teljesítés függő számlatételekkel.
Tetszőleges számú kategorizált szerződéstípus hozható létre, melyekkel leírható az adott cég ügyfélszerződéseinek számlázási tulajdonságai, formátuma, időbeli ütemezései és résztvevői, érintettjei. Egy szerződés kapcsán több partner is érintett lehet a számlázásban (pl. költségmegosztás), a tételek lehetnek időben rendszeresen felmerülők vagy teljesítés alapúak. A teljesítés alapú számlázandó tételek származhatnak az infoMátrix® egyéb moduljaiból vagy akár külső forrásokból is adatimportálással. A díjtételek az infoMátrix® saját szolgáltatásjegyzékén alapulnak így könyvelésre teljesen előkészített kimenő számlák készülnek. Az infoMátrix® szerződés nyilvántartó modulja alkalmas még meg nem kötött, tervezett szerződések vagy árajánlatok nyilvántartására is. Havonta elindíthatók a teljesítések importálására szolgáló funkciók, a rendszeres esedékességek generálása és ezek alapján automatikusan elkészíthetők a profroma számlák vagy akár a végleges kimenő számlák is. A szerződések kategorizálása alapján az infoMátrix® képes a szerződések alapján létrehozott proforma számlákat átadni másik infoMátrix® rendszernek, vagy akár másik számlázó programnak is.
Az infoMátrix® raktározás és anyaggazdálkodás (RAK) modulja a készlet-nyilvántartási, anyaggazdálkodási feladatok elvégzésében támogatja a felhasználót. Szolgáltatja az általánosan elvárt bevételezési, eladási, rendelés-nyilvántartási és leltározási funkciókat. A modul több raktárt kezel és lehetőség van a készleten lévő anyagok-alkatrészek raktáron belüli helyének megjelölésére. Minden raktárkészletet módosító bizonylat kinyomtatásakor elkészül a helyszínkódokat (polcszámot) is tartalmazó gyors készletellenőrzésre alkalmas bizonylat, megteremtve a folyamatos rovancs lehetőségét. A tényleges és a nyilvántartott raktári készlet legkisebb eltérésére így nagyon hamar fény derül. A leltározást támogató funkciók részletesen végigvezetik a kezelőt a leltározás folyamatán. A modul súlyozott átlagáron tartja nyilván a készleteket. Fontos képessége a helytelenül rögzített bevételi bizonylatok utólagos módosításának lehetősége, melyet egy időszak lezárásáig enged meg a modul. A javító módosítás után a készletértéket, és az eladott áruk beszerzési értékét (ELÁBÉ) újrakalkulálja. Kétféle módon támogatja a bevételi bizonylatok, és szállítói számlák értékben történő egyeztetését. Képes a bevételi bizonylatból befogadatlan bejövő számlát generálni, ami a számla igazolási folyamat része. Ezen kívül lehetőség van egy listán megtekinteni a raktári bevételi bizonylatok, és hozzájuk kapcsolódó bejövő számlák összeg eltéréseit, sőt javítást is lehet kezdeményezni innen. Ha ezt az ellenőrzést havi zárás előtt elvégzi a felhasználó, akkor havi szinten is minimálisra csökkenthető a főkönyv által kimutatható, és raktár analitikából nyerhető készletérték eltérése. A raktári modul egyik fő erőssége a dinamikus anyaggazdálkodás. A minimumkészlet (biztonsági készlet és várható fogyás) meghatározása manuálisan is lehetséges, de automatikusan is számítható. A kimenő rendelés generálásakor figyelembe tudja venni a program a visszaigazolt bejövő rendeléseket, a biztonsági készletet, a várható fogyást és a szállítási kondíciókat is. Természetesen az áru beérkezésekor megtörténik a kimenő rendeléshez kapcsolás, így a szállító lemaradásait is nyilvántartja. A program használata során az adatbázisba került adatok alapján nagyon sokféle kimutatás, és statisztika kérhető le. A forgalmi kimutatások alkalmasak a tulajdonos tájékoztatására, és a kereskedelmi munkában résztvevő dolgozók teljesítményének kimutatására. A cikkek válogatása funkció a hibásan felvitt törzsadatok kiszűrésén kívül alkalmas a cikkek anyaggazdálkodási csoportosítására (jól fogyó, télen fogyó, kevésbé fogyó stb.), sőt elfekvővé minősítésére is. Az elfekvő készletek figyelése azért kapott fontos szerepet, mert a kereskedelmi folyamat hatékonyságát jelentősen befolyásolja. Márkaképviselettől függően szükség lehet idegen rendszerekkel valamilyen szintű adatkapcsolat létesítésére. A következő három eset fordul elő leggyakrabban:
Mint az infoMátrix® többi moduljában, itt is nagy hangsúlyt fektettünk a jogosultságok széles körű beállíthatóságára. A raktári jogfogalmak segítségével a nagyon laza (bizalmi kapcsolaton alapuló) szervezettől a nagyon szigorú ügyviteli szabályzattal rendelkező vállalatokig precízen beállítható a testreszabott működés. Az alkatrészekhez több eladási árat is ki lehet alakítani. A pulton keresztül történő eladás során vevőtől függő ártípus használata is lehetséges. A különböző ártípusokhoz különböző árképzési elvek rendelhetők. Partnertől, partnercsoporttól, cikktől és cikkcsoporttól függő kedvezmény is beállítható. A kedvezmény mértéke a számlán megjeleníthető. Ezen kívül csomag kedvezmény is adható, sőt szerződéses ár is használható. Az eladás szállítólevéllel is történhet. Több szállítólevélből egyedileg, és összevontan is készülhet számla. A kezelő az eladás során bejövő rendelést is felvihet, sőt visszaigazolatlan bejövő rendelések rögzítésére is van lehetőség. (WEB-en érkezett rendelések legtöbbször visszaigazolatlan állapotban kerülnek rögzítésre.) A program képes a bejövő rendelést visszaigazolni, és foglaló befizetését előírni. Természetesen a foglalóval kapcsolatos további teendők (értesítők, felszólítások) is adminisztrálhatók.
A vállalkozásában végzett javító- és karbantartó tevékenység nyilvántartásában az infoMátrix® szerviz modul segíti a felhasználót.
A modulban nyilvántartható az egy javításhoz kapcsolódó anyagfelhasználás, munkaidő-ráfordítás és alvállalkozói teljesítés. Itt kalkulálható a javítás költségeit viselők számára a költségek tervezete és kezdeményezhető ezek pénzügyi modulon belüli számlázása. Itt elemezhető később a megtermelt érték aprólékos bontásban, tekinthető meg a javítások története.
A modul támogatása kiterjed a javítás megkezdése előtti tervezési szakaszra. Felderíthetők a rendszeres karbantartások közelgő esetei, a gyártói visszahívások alanyai. A javítás tartalmának gyors, pontos költségbecslését javítási csomagokkal lehet előkészíteni. A becslésről árajánlat bocsájtható ki, melynek tartalma átvezethető egészen a számláig. A szerelői kapacitások előjegyzési naptár vezetésével tervezhetők.
A javítás megrendelésekor az átvétel körülményeinek rögzítését mobil eszközön használható felülettel segíti a modul. A megrendelést befolyásoló tényezőkre automatikus riasztások figyelmeztetnek.
A raktári modullal integráltan történik meg a hiányzó alkatrészek megrendelése, a bevételezett alkatrészek készleten történő lekötése, a felhasznált alkatrészek nyilvántartása, árazása. A szerelők munkavégzése vonalkódvezérelt bélyegző funkcióval naplózható, az általuk megtermelt érték gyári vagy saját normakönyvek alapján meghatározható. Az alvállalkozónak kiadott munkák állapota, továbbhárítása itt követhető nyomon.
A felmerült költségeket meg lehet osztani több költségviselő között. Ezek a megrendelőn kívül lehetnek a javított eszköz gyártói a garanciális kötelezettségük révén, vállalkozásunk egyes üzletágai vagy akár további számlás vevők. A modul minden költségviselő számára az egyedileg szabályozható áron és kedvezményekkel számítja ki az őt terhelő hányadot.
A modul bővíthető a gyártók előírásai szerinti adatszolgáltató funkciókkal, ügyviteli szabályokkal.
A javító tevékenységgel megtermelt érték számos szempont szerint elemezhető. Rendelkezésre állnak a számvitel, a bérszámfejtés vagy a kontrolling számára szükséges analitikus kimutatások.