Az infoMátrix.DMS ágazati megoldás elkészítésével egy olyan szoftver kifejlesztése volt a célunk, amely egy márkakereskedésben vagy független szervizben a gazdasági tevékenység minden lényeges adatát egyetlen integrált rendszerben összefogja, az ügyviteli lépések ellenőrzése révén védi a tulajdonosok érdekeit, a felhalmozott adatok elemzésével hatékonyan segíti a döntéshozók munkáját.
A megoldás az ágazatban szükséges képességekkel bővíti ki a rendszer moduljait illetve kifejezetten az ágazatnak szánt modulokat vonultat fel. Önálló modul támogatja a járművek kereskedelmét. Ebben az üzletág teljes ügyviteli folyamata és kontrollingja követhető. A vevőszolgálati feladatokra a Szerviz modul áll rendelkezésre. Ez az ágazat igényeinek megfelelően lett kiegészítve normakönyvek, visszahívások, töréskár kezelésével, vizsgára riasztással. Kialakításra kerültek a gyári adatkapcsolatok. Ezeken keresztül a rendszer normaidőket, importőri üzleti modelleket, visszahívási akciókat, garanciális igények jóváhagyását tudja letölteni. Továbbítani tudja az elvégzett javítások tartalmát, a garanciális igényeket az importőrnek. Integrálódik a márka robbantott ábrás alkatrészkereső alkalmazásával, elektronikus szervizkönyvével. A töréskárok kezelését az Audatex integrációjával támogatja. A járműalkatrészek forgalmazását az Anyagazdálkodási modul a cikkszámváltozások, helyettesítő cikkek kezelésével egészíti ki. A kialakított gyári adatkapcsolatok révén fogadni tudja a cikktörzset, szállítólevelet, továbbítani tudja a szállítói rendeléseket. Központi anyaggazdálkodással tartja a kapcsolatot, ha a gyár ezt igényli. A gyári adatkapcsolatok a Renault, Dacia, Ford, Fiat, Mazda, Mercedes, Volvo, Hyundai, Kia, Lada, Toyota, Citroën, Peugeot, DAF márkák esetében valósultak meg a gyárak által adott lehetőségek mértékében.
Az infoMátrix® Főkönyvi (FKV) modulja egyszerű, főkönyvi szám alapú kontírozással, automatikus könyvelési eljárásokkal biztosítja a naprakész számviteli folyamatokat, adatlehívási lehetőségeket. Teljes mértékben kielégíti a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő funkciókat és ezzel együtt biztosítja az adott gazdálkodó igényeinek megfelelő vezetői információs adatszolgáltatást.
A forgalmi adatok könyvelése az infoMátrix® Pénzügyi (PNZ) moduljának adatain alapul, beépített automatizmusok és ellenőrzések biztosítják a két modul közötti egyezőséget. A pénzügyi területen rögzített adatok (kimenő számlák, bejövő számlák, bank, pénztár) nagyobb része automatikus eljárásokkal könyvelhetők az üzleti folyamatok részletes főkönyvi szempontú paraméterezési rendszerének használatával. Minden üzleti folyamatot támogató alrendszer és maga a PNZ modul is változatos lehetőséget biztosít ehhez.
A kontírozás mellett a gazdálkodók tetszőleges, a saját igényeiknek megfelelő kódrendszert alakíthatnak ki és alkalmazhatnak könyvelési tételeik kiegészítéseként. Beállítható az egyes kiegészítő kódok főkönyvi alkalmazásának logikája, formátuma, esetleges kapcsolata más alrendszer valamely kódjával.
Főkönyvi feladások ellenőrzött fogadására kialakított funkciók biztosítják, hogy akár idegen rendszerekből is az adatok egyszerűen átvehetők legyenek.
A klasszikus főkönyvi listák (kivonat, karton) mellett költség és kalkulációs, mátrix lekérdezések biztosítják minden vezető és elemző részére a szükséges adatok gyors kinyerését. Minden lekérdezés eredménye különböző formátumokban tárolható, tovább feldolgozható (nyomtatás, xls-, dbf-, txt export.). A főkönyvi számlatükör egyes számlái gyűjtőkbe rendezhetők, így a főkönyvi kivonatnál összevontabb, számviteli ismeretek nélkül is könnyen értelmezhető listák készíthetők.
A könyvelési tételek gyors visszakeresését támogató funkciókkal, akár összeg szerinti szűréssel is, könnyen megtalálhatók az egyes bizonylatok, nyomon követhető az adatok származási helye, könyvelési folyamata. Megfelelő jogosultság esetén elvégezhetők a szükséges javítások. Tetszőleges időponttal egy-egy időszak lezárható, biztosítva a leadott, kiértékelt adatok reprodukálhatóságát. A főkönyvi kivonat adataira alapozva kimutatások definiálhatók. Minden felhasználó a saját egyedi környezetéhez igazodva egyszerűen létre tudja hozni a különböző kötelező és belső használatú táblázatait (mérleg, eredmény, költség kimutatások, utókalkulációs elemző táblázatok). Gyakran előforduló igény, (külföldi tulajdonrész jelenlétekor) idegen nyelvű és a magyar jelentési kötelezettségektől eltérő tartalmú táblázatok készítése. Az említett funkcionalitás segítségével minden ilyen feladat gyorsan megoldható, a változások könnyen átvezethetők.
A tényadatok mellett speciális könyvelési naplók definiálhatók terv és bázisadatok tárolására, az adatlehívási funkciók lehetővé teszik ezek összehasonlítását.
A 6,7-es számlaosztályt is használó gazdálkodók költségfelosztási feladataikat is elvégezhetik az FKV modul segítségével. Egyszerűen felépíthető a költségfelosztás menete, többféle beépített algoritmus segíti a %-os felosztási mértékek megadását, számítását. A felosztás eredményeként keletkező bizonylatok önálló könyvelési naplókban tárolódnak, az adatlehívási funkciókban szabályozható, hogy ezekkel együtt, vagy azok nélkül kívánjuk az eredményeket megtekinteni.
Az infoMátrix® Pénzügyi (PNZ) modulja a klasszikus pénzügyi funkciókat fedi le.
Tetszőleges számú és formátumú, logóval ellátott kimenő számla készíthető a PM rendelet előírásainak megfelelően. Képes deviza számlázásra, bármilyen devizanemben, az árfolyamok nyilvántartásával, akár idegen nyelvű számlát nyomtatva. Rendszerünk egyik újdonsága az elektronikus számlakibocsátás és befogadás lehetősége. Beérkező számlák esetében a rendszer, támogatást nyújt az elektronikus számlaigazolásra.
Az infoMátrix® a bankanyagok és a pénztárak kezelését is elvégzi, forint és deviza alapú nyilvántartásokat vezetve. A banki feldolgozáshoz kétirányú kapcsolat használható az internetes vagy officebanking alkalmazásokkal, az utalandó tételcsomagok feladásával és a banki kivonatok importálásával. Ezeken túl az integrált rendszer sajátossága miatt ún. proforma számlákon keresztül megvalósítja a szakmai alrendszerekkel (szerviz, raktár, gépjármű-kereskedelem) az összeköttetést. A pénzügyi bizonylatok a főkönyvben azonnal könyveletlen tételekként jelennek meg, így biztosítva az adatok gyors áramlását a rendszerben.
A pénzügyben a bizonylatok nyilvántartása iktatókönyv (iktatószám) alapján történik. Partner folyószámla korrekció is ezek használatával érhető el az átvezetések között. További funkciói a modulnak az Áfa bevallás készítő, és a késedelmes ügyintézést precízen kezelő részek.
A kontrolling terület számára speciálisan kialakított funkciócsoport az egyeztető kezelés. Egy-egy egyeztető egy-egy termékcsoportként vagy szolgáltatásként vagy projektként fogható fel, amelyre a költségeket és árbevételeket gyűjti a rendszer. Naprakész információval szolgál a gazdasági vezetőnek a várható költségek és árbevételek alakulásáról alapot teremtve a vállalati kontrolling részére. A bevétel és a kiadások alapján árrés-számítást is elvégez a rendszer, biztosítva, hogy elemi szinteken is kimutatható legyen a haszon.
A pénzügyi listák kiemelt fontosságúak a programban. Végtelen variációban lekérhetők megkönnyítve az ellenőrzést, és átfogó, áttekinthető képet adnak a vezetés számára a pénzügyi helyzetről. Továbbá táblázatkezelő programba menthetőek a listák azért, hogy még szélesebb körű elemzéshez biztosítsanak alapadatokat.
Az infoMátrix.car pénzügyi modulja magas szinten valósítja meg a szerviz, raktár, gépjármű-kereskedelem szakmai modulokkal az összeköttetést
A gépjármű-kereskedések kontrolling területe számára speciálisan kialakított funkciócsoport az egyeztető kezelés. Egy-egy egyeztető egy-egy autónak fogható fel, amelyre a költségeket és árbevételeket gyűjti a rendszer. Naprakész információval szolgál a gazdasági vezetőnek autónként várható költségek és árbevételek alakulásáról alapot teremtve a vállalati kontrolling részére. A bevétel és a kiadások alapján árrés-számítást is elvégez a rendszer, biztosítva, hogy járművenként kimutatható legyen a haszon.
A pénzügyi listák kiemelt fontosságúak a programban. Végtelen variációban lekérhetők megkönnyítve az ellenőrzést, és átfogó, áttekinthető képet adnak a vezetés számára a különböző területek (szerviz, raktár, lakatos üzem, új- és használtautó kereskedelem) pénzügyi helyzetről. Továbbá táblázatkezelő programba menthetőek a listák azért, hogy még szélesebb körű elemzéshez biztosítsanak alapadatokat.
Az infoMátrix® Tárgyi eszköz (TAR) modulja az állóeszközökkel kapcsolatos analitikus nyilvántartás biztosítja, sok kényelmes, automatikus funkcióval. Kezeli a nagy értékű, a kis értékű, és a hosszan elnyúló beruházások elszámolását is. Az eszközök értékváltozását felhasználó által bővített jogcímrendszer alapján valósítja meg, úgymint aktiválás, terv szerinti értékcsökkenés számítás, selejtezés, tárgyi eszköz értékesítés, stb. Tárgyi eszköz felvitelekor a program elvégzi az aktiválást, kis értékű tárgyi eszköz esetén pedig az értékcsökkenés számítást is. A jogcímekhez rendelt főkönyvi számok, kontír információk alapján elkészíti a főkönyvi feladást.
A tárgyi eszközök strukturált nyilvántartását szolgálja az, hogy a modul tárgyi eszköz típusokkal, és költséghelyekkel dolgozik, amelynek következménye, a gyors adatrögzítés, az automatikus értékcsökkenés-számítás, és a precíz főkönyvi feladás elkészítése. Az értékcsökkenés számítás napi pontossággal, törzsadatokban megadott leírási kulcs alapján végzi el a rendszer. A infoMátrix® Tárgyi Eszköz modulja nyilvántartja, és jogszabályban előírt módon kezeli a maradványértéket, a Számviteli és Adótörvény szerinti értékváltozásokat, az állóeszközökhöz kapcsolódó tartozékokat. Listáiban megtalálható a Tárgyi eszközök listája, kis- és nagy értékű, költséghelyenkénti-, maradványérték szerinti megbontásban. Nyomtatja továbbá a tárgyi eszköz kartont, főkönyvi feladást kivonatos és részletes megbontásban is.
A beérkező, illetve az ügymenet során készített iratok elektronikus tárolását, rendszerezését, címkézését és visszakeresését az iratkezelő modul teszi lehetővé. Az iratok hivatkozások segítségével hozzáköthetők a rendszerben tárolt ügyviteli adatokhoz, ezzel az ügyvitel hatékonysága sokat javul. Az iratokhoz történő hozzáférés korlátozható a kezelők különböző csoportjaira, az iratokkal végzett tevékenység naplózható.
Az iratok tárolása formátum semleges: bármilyen adat tárolható, ami fájl formájában létezik. Ez lehet például elektronikus levél, annak melléklete, szöveg, táblázat, kép, hang, rajz. Lapolvasók eredménye, fényképezőgép tartalma, diktafon felvétele - mind kezelhető adat. Az iratkezelő átveszi a fájlt és feltölti az adatbázisba. Az eredeti helyen nem kell megőrizni az fájlt, mert megtekintéskor már az adatbázisból tölti le. A letöltött fájl megjelenítését az adott gépre bízza: azon kell telepítve legyen a szóban forgó formátum megjelenítésére alkalmas program.
Az iratokat tipizálni lehet, hogy a hozzáférést és a járulékos adatok rögzítését szabályozni lehessen. Ilyen irattípus lehet például a szállítói számla, szolgáltatói szerződés, tűzvédelmi jegyzőkönyv, peranyag, vevői reklamáció, stb.
Az irattípusokhoz kezelői csoportok köthetők a hozzáférés szabályozására. Csak a megadott csoport tagjai hozhatnak létre, tekinthetnek meg, módosíthatnak és törölhetnek adott típusú iratokat. Más kezelőknek még az irat létezése sem jut tudomására.
Az irattípusokhoz címkék rendelhetők. Ezekkel a címkékkel járulékos (meta) adatok jegyezhetők fel az iratokról. Az iratok visszakeresése során a címkékre is alapozható a szűrés. A címke lehet hivatkozás is. Ebben az esetben az eltárolt irat közvetlenül a rendszerben tárolt egyéb adatokhoz, dokumentumokhoz köthető, például partnerhez, számlához, szerződéshez, munkalaphoz, javított eszközhöz.
Az iratok tárolása sok helyet emészthet fel az adatbázisban. A modul üzemeltetése ezért megvalósulhat osztott módon is. Ebben az esetben az iratok tartalmának a tárolása az infoMátrix adatbázisától elkülönített, eltérő költséghatékonyságú eszközön is kialakítható.
A infoMátrix® Marketing és ügyfélkapcsolat (CRM) nyilvántartás modulban nyilvántartható minden egyes kapcsolatfelvétel az ügyféllel, azok módja, időpontja, tárgya. Külön kezelhetők a leendő ügyfelek - melyekről még alig tudunk valamit - és a már ismert, régi vevőink. A felhalmozott adatok sokrétűen visszakereshetők, felderíthetők az elmaradó vagy elhanyagolt vevők.
Az ismert vevőink marketing szempontból pontos megítéléséhez a modul összeszedi az infoMátrix® többi moduljában felhalmozott forgalmi adatokat és egy könnyen áttekinthető képet tár a kezelő elé a szóban forgó ügyfélről. A marketingesek tetszőlegesen bővíthetik a partnerről őrzött adatok körét a saját szempontjaik szerint, ezeket az adatokat kategóriákba sorolhatják.
A partnerek célcsoportba szervezhetők. A célcsoportok kialakításában felhasználhatók az infoMátrix® általános illetve ágazatspecifikus moduljainak (pl. raktár, kereskedelem, pénzügy, stb.) az igényeknek megfelelően alakítható adatlehívó listái. Az adatlehívások eredményében szereplő partnerek listája átemelhető az MKT modulba, ott célcsoport képezhető belőle, több célcsoport tagságának logikai (és/vagy/kizáró) összevonásával pedig újabb célcsoport képezhető. Ezzel a módszerrel a marketingesek a mindennap változó kérdéseikre megtalálják a választ és a döntéseik alapján kialakított célcsoportot megőrizhetik későbbi felhasználásra. A célcsoport tagok részére e-mail, sms küldhető, vagy postai levelezéshez címlista szerkeszthető.
Az ügyfélkapcsolatok ápolásában a vállalat valamennyi dolgozója részt vesz saját jól végzett munkájával. Sok esetben azonban nem az a személy oldja meg az ügyfél problémáját, aki kapcsolatba került vele, hanem egy vagy több munkatárs. A cégen belüli zökkenőmentes információáramlás érdekében az infoMátrix®-ban az így keletkezett feladatok feljegyezhetők, kiadhatók a végrehajtásra kijelölt munkatársnak, aki a feladat elvégzését dokumentálhatja. Ez a feladatkezelő nem csak az ügyfél által kiváltott feladatok bonyolítására alkalmas, hanem a cégen belüli összes feladat kezelésére is. A marketing modul üzembe helyezése után a feladatkezelő megjelenik minden infoMátrix® modulban, hogy az egyes területeken dolgozó munkatársak azonnal és egyszerűen hozzáférjenek.
A feladatok tipusokba sorolhatók, egy-egy tipus (pl. DM levél kampány) feladatai visszakereshetők. A feladatok státuszának állításával nyomon követhető az egyes feladatok aktuális állapota. A feladathoz különböző dátumok köthetők úgy mint feladat kezdésének dátuma, határidő, feladat lezárás dátuma. A feladathoz felelős rögzíthető. A kezelő saját magának is kiadhat feladatot és lehetőség van a feladat kezelők közötti átruházására is. A feladathoz szöveges utasítás, leírás és részfeladat rögzíthető. Az infoMátrix® aktív moduljaiban képződött bizonylatok jelentős része referenciaként köthető a feladathoz. Feladat kiosztása esetén a felelősnek megadott kezelő értesítést kap az át nem vett feladatról. A feladatkezelőn keresztül a kezelők üzeneteket küldhetnek más kezelőknek vagy kezelő csoportnak.
A modul használatával kiküszöbölhetők a hagyományos kommunikációs csatornák (szó, üzenet, elektronikus levél) hiányosságai, kevesebb lesz és felderíthetővé válik az elfelejtett, elhanyagolt feladat, legyen az belső vagy ügyféllel kapcsolatos.
Az infoMátrix® szerződés nyilvántartó modulja alkalmas az adott cég ügyfeleivel kötött azon szerződések nyilvántartására, melyek kapcsán kimenő számlák készítésére van szükség periodikusan, állandó vagy teljesítés függő számlatételekkel.
Tetszőleges számú kategorizált szerződéstípus hozható létre, melyekkel leírható az adott cég ügyfélszerződéseinek számlázási tulajdonságai, formátuma, időbeli ütemezései és résztvevői, érintettjei. Egy szerződés kapcsán több partner is érintett lehet a számlázásban (pl. költségmegosztás), a tételek lehetnek időben rendszeresen felmerülők vagy teljesítés alapúak. A teljesítés alapú számlázandó tételek származhatnak az infoMátrix® egyéb moduljaiból vagy akár külső forrásokból is adatimportálással. A díjtételek az infoMátrix® saját szolgáltatásjegyzékén alapulnak így könyvelésre teljesen előkészített kimenő számlák készülnek. Az infoMátrix® szerződés nyilvántartó modulja alkalmas még meg nem kötött, tervezett szerződések vagy árajánlatok nyilvántartására is. Havonta elindíthatók a teljesítések importálására szolgáló funkciók, a rendszeres esedékességek generálása és ezek alapján automatikusan elkészíthetők a profroma számlák vagy akár a végleges kimenő számlák is. A szerződések kategorizálása alapján az infoMátrix® képes a szerződések alapján létrehozott proforma számlákat átadni másik infoMátrix® rendszernek, vagy akár másik számlázó programnak is.
Az infoMátrix.car szerződés nyilvántartó modulja a bérautó tevékenység számlázási feladatait is ellátja. A fix havi díjak rögzítése mellett a km futás alapú teljesítési adatok átadásával biztosítja a számlázás teljességét, pontosságát
Az infoMátrix® raktározás és anyaggazdálkodás (RAK) modulja a készlet-nyilvántartási, anyaggazdálkodási feladatok elvégzésében támogatja a felhasználót. Szolgáltatja az általánosan elvárt bevételezési, eladási, rendelés-nyilvántartási és leltározási funkciókat. A modul több raktárt kezel és lehetőség van a készleten lévő anyagok-alkatrészek raktáron belüli helyének megjelölésére. Minden raktárkészletet módosító bizonylat kinyomtatásakor elkészül a helyszínkódokat (polcszámot) is tartalmazó gyors készletellenőrzésre alkalmas bizonylat, megteremtve a folyamatos rovancs lehetőségét. A tényleges és a nyilvántartott raktári készlet legkisebb eltérésére így nagyon hamar fény derül. A leltározást támogató funkciók részletesen végigvezetik a kezelőt a leltározás folyamatán. A modul súlyozott átlagáron tartja nyilván a készleteket. Fontos képessége a helytelenül rögzített bevételi bizonylatok utólagos módosításának lehetősége, melyet egy időszak lezárásáig enged meg a modul. A javító módosítás után a készletértéket, és az eladott áruk beszerzési értékét (ELÁBÉ) újrakalkulálja. Kétféle módon támogatja a bevételi bizonylatok, és szállítói számlák értékben történő egyeztetését. Képes a bevételi bizonylatból befogadatlan bejövő számlát generálni, ami a számla igazolási folyamat része. Ezen kívül lehetőség van egy listán megtekinteni a raktári bevételi bizonylatok, és hozzájuk kapcsolódó bejövő számlák összeg eltéréseit, sőt javítást is lehet kezdeményezni innen. Ha ezt az ellenőrzést havi zárás előtt elvégzi a felhasználó, akkor havi szinten is minimálisra csökkenthető a főkönyv által kimutatható, és raktár analitikából nyerhető készletérték eltérése. A raktári modul egyik fő erőssége a dinamikus anyaggazdálkodás. A minimumkészlet (biztonsági készlet és várható fogyás) meghatározása manuálisan is lehetséges, de automatikusan is számítható. A kimenő rendelés generálásakor figyelembe tudja venni a program a visszaigazolt bejövő rendeléseket, a biztonsági készletet, a várható fogyást és a szállítási kondíciókat is. Természetesen az áru beérkezésekor megtörténik a kimenő rendeléshez kapcsolás, így a szállító lemaradásait is nyilvántartja. A program használata során az adatbázisba került adatok alapján nagyon sokféle kimutatás, és statisztika kérhető le. A forgalmi kimutatások alkalmasak a tulajdonos tájékoztatására, és a kereskedelmi munkában résztvevő dolgozók teljesítményének kimutatására. A cikkek válogatása funkció a hibásan felvitt törzsadatok kiszűrésén kívül alkalmas a cikkek anyaggazdálkodási csoportosítására (jól fogyó, télen fogyó, kevésbé fogyó stb.), sőt elfekvővé minősítésére is. Az elfekvő készletek figyelése azért kapott fontos szerepet, mert a kereskedelmi folyamat hatékonyságát jelentősen befolyásolja. Márkaképviselettől függően szükség lehet idegen rendszerekkel valamilyen szintű adatkapcsolat létesítésére. A következő három eset fordul elő leggyakrabban:
Mint az infoMátrix® többi moduljában, itt is nagy hangsúlyt fektettünk a jogosultságok széles körű beállíthatóságára. A raktári jogfogalmak segítségével a nagyon laza (bizalmi kapcsolaton alapuló) szervezettől a nagyon szigorú ügyviteli szabályzattal rendelkező vállalatokig precízen beállítható a testreszabott működés. Az infomatrix.car megoldásunknál az alkatrészekhez több eladási árat is ki lehet alakítani. Ezeket az árakat a garanciális, belső és fizetős munkalap elszámolások során megfelelően alkalmazza. A pulton keresztül történő eladás során vevőtől függő ártípus használata is lehetséges. A különböző ártípusokhoz különböző árképzési elvek rendelhetők. Partnertől, partnercsoporttól, cikktől és cikkcsoporttól függő kedvezmény is beállítható. A kedvezmény mértéke a számlán megjeleníthető. Ezen kívül csomag kedvezmény is adható, sőt szerződéses ár is használható. A kezelő az eladás során bejövő rendelést is felvihet, ha a vevő olyan árucikket kér, ami készlethiány miatt nem adható ki. A program képes a bejövő rendelést visszaigazolni, és foglaló pénztári befizetését előírni. Természetesen a foglalóval kapcsolatos további teendők (értesítők, felszólítások) is adminisztrálhatók. Munkalapra is lehet bejövő rendelést rögzíteni. Ilyenkor a program nem engedi addig lezárni a munkalapot, amíg a rendelés rendezetlen. Így nem maradhatnak a raktárban a munkalapra rendelt alkatrészek. A bejövő rendelések tartalmi változásait (foglaló elengedése, cikk felszabadítása stb.) naplózza a rendszer, így minden esetben visszakereshető, hogy ki a felelős egy rendeléshez kapcsolódó ügyfél reklamáció esetén. A cikkszám változás elég gyakran okoz problémát a márkaképviseleteknél. Ha az importőr a rendelt cikk helyett annak utódját küldi, akkor a program automatikusan lecseréli a bejövő rendelésen is. Természetesen a raktárkészleten egyszerre lehet az előd és utód cikk is, hiszen ennek a kompatibilitás, és árkülönbség miatt is lehet jelentősége. Nem csak az előd-utód kapcsolatot ismeri a rendszer, a cikkszám helyettesítést is kezeli.
A vállalkozásában végzett javító- és karbantartó tevékenység nyilvántartásában az infoMátrix® szerviz modul segíti a felhasználót.
A modulban nyilvántartható az egy javításhoz kapcsolódó anyagfelhasználás, munkaidő-ráfordítás és alvállalkozói teljesítés. Itt kalkulálható a javítás költségeit viselők számára a költségek tervezete és kezdeményezhető ezek pénzügyi modulon belüli számlázása. Itt elemezhető később a megtermelt érték aprólékos bontásban, tekinthető meg a javítások története.
A modul támogatása kiterjed a javítás megkezdése előtti tervezési szakaszra. Felderíthetők a rendszeres karbantartások közelgő esetei, a gyártói visszahívások alanyai. A javítás tartalmának gyors, pontos költségbecslését javítási csomagokkal lehet előkészíteni. A becslésről árajánlat bocsájtható ki, melynek tartalma átvezethető egészen a számláig. A szerelői kapacitások előjegyzési naptár vezetésével tervezhetők.
A javítás megrendelésekor az átvétel körülményeinek rögzítését mobil eszközön használható felülettel segíti a modul. A megrendelést befolyásoló tényezőkre automatikus riasztások figyelmeztetnek.
A raktári modullal integráltan történik meg a hiányzó alkatrészek megrendelése, a bevételezett alkatrészek készleten történő lekötése, a felhasznált alkatrészek nyilvántartása, árazása. A szerelők munkavégzése vonalkódvezérelt bélyegző funkcióval naplózható, az általuk megtermelt érték gyári vagy saját normakönyvek alapján meghatározható. Az alvállalkozónak kiadott munkák állapota, továbbhárítása itt követhető nyomon.
A felmerült költségeket meg lehet osztani több költségviselő között. Ezek a megrendelőn kívül lehetnek a javított eszköz gyártói a garanciális kötelezettségük révén, vállalkozásunk egyes üzletágai vagy akár további számlás vevők. A modul minden költségviselő számára az egyedileg szabályozható áron és kedvezményekkel számítja ki az őt terhelő hányadot.
A biztosítási szerződés alapján rendezett töréskárok javítását külön funkciókkal támogatja a modul. A javítás megkezdése előtti időszakban a szükséges engedélyek, szemlék, korlátozások állapota nyilvántartható. Az árak, kedvezmények mértéke biztosító társaságtól függő lehet. A kár megosztásának kiszámításával és feltüntetésével a károsulttal és a biztosítóval szembeni ügyintézést egyszerűsíti a modul.
A modul bővíthető a gyártók előírásai szerinti adatszolgáltató funkciókkal, ügyviteli szabályokkal.
A javító tevékenységgel megtermelt érték számos szempont szerint elemezhető. Rendelkezésre állnak a számvitel, a bérszámfejtés vagy a kontrolling számára szükséges analitikus kimutatások.
A közelgő javítások felderítése az eszközökhöz köthető határidők, futásteljesítmény határok létrehozásán alapul. Több korlát is köthető egy eszközhöz, ezek lehetnek idő- vagy futásteljesítmény alapúak. Kigyűjthetők azok az eszközök, melyeknek valamelyik esedékessége közeleg. Az eszközök tulajdonosainak tömeges értesítése gépesíthető.
A gyártói visszahívások tartalma az érintett eszközök listájával együtt rögzíthető. Előjegyzéskor vagy megrendeléskor automatikus riasztást kap a kezelő az eszköz érintettségéről. A végrehajtott kényszerjavítások naplózhatók, a gyártó számára listázhatók.
Az javítást megelőzően a javítás költségeiről részletes árajánlat készíthető. Az árajánlat összeállításával kapcsolatos, a szerelő, a raktáros és a munkafelvevő együttműködését igénylő közös munkát szervező funkciókkal támogatja a modul. Az ajánlat tartalmazhat alternatív javítási megoldásokat, eltérő költségekkel. Egy, a raktárban korábban összeállított ajánlat felhasználható szerviz ajánlat közben. Az ajánlat tartalmának összeállítását alkatrész- és normatételekből összeállítható csomagok teszik hatékonyabbá. Ezek a csomagok lehetnek szabott- vagy listárasak és függhetnek az eszköz típusától. Az ajánlat tartalma átemelhető megrendelésbe, ahonnan eljut majd a számláig - biztosítva ezzel a kiajánlott ár tartását.
A javítás időpontjának tervezése a kapacitások előjegyzésének vezetésén alapul. Tervezhető a munkafelvevők, a szerelők, közösen használt célszerszámok, csere-eszközök kapacitása. Egy előjegyzés több kapacitást is leköthet, tetszőleges időtartományban. A naptárban látható a szerelők valós munkavégzése és a tervek közötti eltérés, ezzel a konfliktushelyzetek felismerhetők és időben kezelhetők. A naptár tartalma egyénileg testreszabható, hogy a kezelő leszűkíthesse a rá bízott kapacitásokra.
A megrendelés tartalmának rögzítése kezdődhet mobilon, az eszköz mellett. Ekkor azonosítható az eszköz és a megrendelő, rögzíthető az eszköz állapota, tartalma és az elvégzendő munkák. A rögzített adatok alapján a megrendelés létrehozása az asztali gép mellett fejezhető be. Megrendeléskor az eszköz, a megrendelő és a költségviselés jellege alapján automatikus riasztások figyelmeztetik a munkafelvevőt, ha a megrendelés elfogadását vagy annak tartalmát befolyásoló körülmény áll fenn.
A megrendelés létrejöhet úgy is, hogy az eszköz nem kerül átvételre. Ez a tény megfelelően dokumentálható a megrendelésen és az eszköz későbbi átadás-átvétele külön jegyzőkönyvezhető. A megrendelésen műveletekbe csoportosíthatók az összefüggő javítások. Minden művelethez leírhatók az azzal kapcsolatos költségtételek. Ezek lehetnek alkatrésztételek, normatételek, áthárított szolgáltatások, a javítás idejére cserébe adott eszközök bérleti díjai.
Az alkatrész tételek kezelése a raktári modul integrációjával valósul meg. A megrendelésre felvezetett alkatrész tételek beszerzéséről, készletezéséről, kiírásáról a raktári modul gondoskodik. A szerviz modul azt biztosítja, hogy számlázáskor a műveletekre felvezetett számlázandó alkatrészek egyezzenek meg a raktárból kiírt alkatrészekkel. Az alkatrész tételek létrehozhatók eseménykövető módon is: előzetes rögzítés nélkül, számlázáskor, a raktári kiírások eredménye alapján.
A normatételek kezeléséhez normakönyvek hozhatók létre. Ezeknek a normakönyveknek a tartalma lehet gyártó által diktált vagy szabadon szerkesztett. A gyártói normakönyvek esetében a modul bővíthető adatkapcsolattal, ha a gyártó erre lehetőséget ad. A szabad normakönyvi tételek lehetnek óradíjasak, egységárasak vagy hatóságilag rögzített árúak. A szerelők munkavégzésének valós időigénye naplózható. Ez vezérelhető kézzel vagy vonalkódolvasóval. Egy munkán egyszerre több szerelő is dolgozhat, de egy szerelőnek egyszerre csak egy munkán telhet az ideje. A normázás során a felhalmozott valós időfelhasználás megtekinthető és összevethető a normázott, számlázásra szánt idővel. A normázott idő felosztható több szerelő között, megteremtve az alapot az árbevételfüggő mozgóbér számításoknak.
Az alvállalkozó bevonásával elvégzett javítások nyilvántartását a megbízástól kezdve az áthárításon át az utókalkulációig támogatja a modul. Ha a megbízás az eszköz átadásával jár, az átadás-átvétel jegyzőkönyvezhető. Ha kiépített részegység javítása a megbízás tárgya, a megbízás naplózható. Befejezetlen alvállalkozói tételek esetén a modul megakadályozza a hiányos számlázást. Az alvállalkozó számlájának pénzügyi modulban történő iktatásával a szolgáltatás áthárításának nyeresége tételenként, alvállalkozóként elemezhető.
A javítás idejére biztosított csere eszköz költségét bérleti díjtételként lehet szerepeltetni a műveletben. A kereskedelmi modullal együttműködésben elkülöníthetők a cserékre szánt eszközök, elkészíthetők a bérleti jogviszonyt keletkeztető dokumentumok. Az eszköz leadása nélkül a modul megakadályozza a hiányos számlázást. A leadást követően a bérleti költségek beilleszthetők a műveletbe.
Ha a javítás során fényezés is történik, a modul képes befogadni a festékkeverő gépek jelentését. Ilyen esetben a felhasznált anyagok listája terjedelmes lehet. Van lehetőség ezeket a tételeket csoportosítani és a számlán egyetlen tételként ábrázolni.
A javítás során a felhasznált anyagok egy részének olyan elenyésző javításonként a fogyása, hogy tételes nyilvántartásuk nem gazdaságos. Ezek költségének kiszámlázását automatikusan képzett, számított tételsorral támogatja a modul. A raktári kivételezés azonban szerelőre bontva nyilvántartott. A felmerült tényleges költség és az automatizmussal elért bevétel arányának ellenőrzését elemző funkciókkal támogatja a modul.
A művelethez több költségviselő rendelhető, a költség megosztásának aránya szabályozható. A költségviselőknek lehetnek egyedi áraik, óradíjaik, kedvezményük, amiken az őket terhelő hányad kiszámításra kerül. Egyetlen megrendelésből a műveletek külön vagy összevontan számlázhatók az egyes költségviselőknek, egymástól függetlenül.
Amennyiben a költségviselő vállalkozásunk olyan üzletága, melynek tevékenységét önálló modul segíti, a költségek a terhelt fél jóváhagyása után automatikusan beépülnek a másik modul nyilvántartásába.
A gyártóval mint költségviselővel történő garanciális elszámolást általános, vagy gyártói előírás esetén gyártótól függő funkciókkal támogatja a modul. Az általános ügymenetben nyilvántarthatók a gyártónak még be nem nyújtott, a benyújtott és a jóváhagyott garanciális igénylések. A jóvá nem hagyott garanciális igények átminősíthetők saját költségnek. Gyártói előírások esetén a modul bővíthető az azokból fakadó adatfogadó-, osztályozó- és adatjelentő funkciókkal. Ez kiterjedhet a gyári normakönyv fogadására, alkatrészkereső program kosarának integrációjára, gyári visszahívások fogadására vagy valós idejű ellenőrzésére, gyári csomagok fogadására, osztályozó adatok fogadására, garanciális igény benyújtására, jóváhagyások letöltésére.
Amennyiben a megrendelő igényli, van lehetőség a megrendelések számlázásának elhalasztására és később, egyetlen, összevont számlában történő kiszámlázására.
A töréskárok javítását gyakran hosszadalmas ügyvitel előzi meg, ha biztosítási szerződés alapján történik a költségek rendezése. Az Audatex integrációja révén kézi adatrögzítés nélkül átemelhető a honlapról a kárszámítás tartalma a munkalapra. A modul ebben a kárfelvétel, a pótszemle, a jogalap, a finanszírozói- és ügyfélmeghatalmazás állapotának nyilvántartásával segít. Rögzíthetők a biztosítási szerződés kárelszámolást befolyásoló tényezői, a biztosító által számított avulás alkatrészenként, a javíthatóság határa, a gazdasági totálkár minősítés. A javítás során az árak, óradíjak, kedvezmények nem a károsult, hanem a biztosító társaság személye szerint kerülnek meghatározásra. A javítást követő elszámolást a számlán megjelenített részletezéssel segíti a modul, melyben a károsult és a biztosító által fizetendő összegeket szerepelteti. A modul által előkészített adatok alapján számlázáskor a pénzügyi modul automatikusan szét tudja vezetni külön folyószámlára a károsulttól illetve a biztosítótól várt összegeket.
A gépjárművek kereskedelmének a teljes folyamatát - az árajánlattól az utókalkulációig - támogatja a rendszer.
A képviselt márkák típuspalettájában tárolhatók a műszaki és kereskedelmi paraméterek. A gyárilag beépített és a felár ellenében rendelhető felszereltségek, a színek, a kárpitok, ezek egybeépülési szabályainak listája alapján beépített jármű konfigurátorral állítható össze árajánlat.
Ajánlat alapján vagy új konfigurálással gyártásba rendelés hozható létre, ennek állapota egészen a jármű kiszállításáig nyomon követhető.
A megérkezett jármű készletre vétele és minden áthelyezése bizonylatolható.
Használt járművek felvásárlása a felszereltségével, tartozékaival együtt, az automatikus különbözeti áfaszámításhoz alkalmas részletezéssel, sablon alapú szerződéskészítéssel együtt rögzíthető. A forgalomból kivont járművek rendszeres hatósági ügyintézését külön funkció támogatja.
A szabadon eladható új és használt járművek listájából az értékesítők szerződéskötéssel megindíthatják az eladás ügyintézésének folyamatát. Átmeneti foglalás lehetősége segíti az értékesítők közötti egyeztetést.
Az eladás során részletezhetik az alkukötés elemeit: az utólagosan beépített kiegészítőket, az alkalmazott kedvezményeket, a beszámított felvásárolt járművet. Az ügylethez a KGFB és a Casco biztosítás értékesítése is feljegyezhető, ez alapján a kötelező független többes ügynöki jelentés a rendszerből kinyerhető. Az ügyintézés folyamán előleg-, foglaló- és végszámla kiállítását kezdeményezhetik ún. proforma átadásával a pénzügyi modulnak. A finanszírozó közbeiktatásával értékesített járművek esetében részletezhetők a finanszírozás adatai. A szerződéseket, a számlákat a program a finanszírozás szerint megfelelő személynek címezi. A szerződés sablon alapú elkészítésével, a birtokba adás bizonylatolásával zárul az értékesítés folyamata.
A jármű utókalkulációját egy járművenként külön vezetett, automatizált, de kézzel is szerkeszthető elszámolással támogatja a modul. Ebben az elszámolásban megjelenik minden, a jármű árrésébe beszámító tétel. A modulok közötti integráció révén a pénzügyi modulban iktatott szállítói és vevői számlák, a szerviz modulban nyitott munkalapok, a raktári modulban erre a járműre történt közvetlen kivételezések mind automatizáltan megjelennek az elszámolásban. Az elszámolás tartalma alapján a program részösszesítéseket, egyenlegeket is tud automatizáltan számítani, ezek számítási képlete egyedileg szabályozható. Az egyenlegekkel a program listázó funkciói kibővíthetők, ezzel teljesen a házi jutalékszámítási és kontrolling elvekhez igazítható a program. Az elszámolásban terv- és tényadatok is ábrázolhatók, az egyenlegekben ezek eltérése is megjeleníthető.
Az infoMátrix® flottakezelő modulja képes különböző jellegű gépjárműpark analitikus nyilvántartására, gazdaságos működtetésére, úgy mint:
A gépjárművek analitikus nyilvántartása kiterjed valamennyi lényeges állandó és változó paraméterre, valamint az integrációt kihasználva a műszaki és gazdasági bizonylatok, folyamatok összerendelésével bármikor pontos képet kaphatunk a flottán műszaki állapotáról, gazdaságos hasznosításáról vagy üzemeltetési költségeiről. Az adminisztratív nyilvántartás alapján pontos képet kaphatunk a járművek jellemzőin túl a tartozékok (téli-nyári gumi, üzemanyagkártya, tetőcsomagtartó, stb.) mennyiségéről és esetleges tárolási helyéről. Szükség esetén bármikor elérhetővé válnak a járművek különböző biztonsági azonosító adatai (kulcsszám, rádiókód, stb.) illetve biztosítási ügyintézéshez elengedhetetlen szerződésese paraméterek. Analitikusan rögzítésre kerül ki, mikor adta és vette át a járművel, az milyen állapotban volt, külső személy esetén milyen szerződés alapján. A műszaki állapot pontos ismerete követhető akár a saját szerviz igénybevétele esetén a belső tevékenység tételes összekapcsolásával, akár külső javítási és alkatrész számlák műszaki tartalmának rögzítésével. A járművek vezénylését és karbantartását tervezni és követni lehet a teljes szerviz élettörténet áttekintésével. Összehasonlíthatóvá vállnak az azonos típusú gépjárművek alkatrész és javítási költségei. A pénzügyi és számviteli modullal való szerves kapcsolat biztosítja a gépjárművek egyenkénti és csoportos utókalkulációját az amortizációtól a javítási költségeken keresztül az esetleges káresemények illetve az üzemanyag elszámolásig. Amennyiben szükséges a modul elkészíti a szerződésekből adódó számláznivalókat. A bevételeket és kiadásokat, illetve a tevékenység jövedelmezőségét vagy a fenntartás költségeit járművenként, szervezeti egységenként analitikusan képes kimutatni, kezelni, könyvelni.
Az infoMátrix® DMS rendszer több márkához is rendelkezik gyári interface-ekkel, amelyek száma és funkcionalitása folyamatosan bővül. A jelenleg elérhető gyári interface-ek márkánként az alábbiak:
Renault
Ford
Toyota
PSA
Volvo
Fiat
Mazda
Kia
Hyundai
Suzuki
Mercedes